Verificado por Trucos, sistemas y técnicas de productividad
El término "trucos de productividad" se refiere a trucos simples y fáciles de aplicar para mejorar la productividad. Estos llamados "trucos", junto con sistemas reglamentados diseñados para mejorar la producción (como el método GTD), o enfoques estructurados para listas de tareas tienen un fuerte impulso psicológico. Para muchos que batallan con la productividad, la idea de tomar las medidas necesarias para ser más eficaces en el trabajo, el hogar o la escuela puede resultar abrumadora. Hacer una lista de trucos, por el contrario, puede hacer que el proceso parezca más agradable, menos atemorizante y, en última instancia, más alcanzable. Y aunque pocos trucos de productividad serán realmente la solución mágica como la pintan, a menudo pueden ayudar a alguien a concentrarse considerablemente más y a ser más productivo y eficiente.
A largo plazo, cambiar los hábitos es la clave para mejorar la productividad. Una gran parte de la razón por la que los trucos de productividad y los sistemas reglamentados tienen un atractivo tan amplio es que parecen hacer que cambiar los hábitos improductivos y arraigados de alguien sea rápido, sin esfuerzo y sin dolor. Pero aunque estos enfoques a menudo se lanzan (o venden) como panacea de la productividad, aún requieren dedicación para poder comenzar y mantenerlos en el tiempo. Modificar nuestro entorno para hacer que la productividad sea más probable y/o enfocarse en mejorar la motivación además de la productividad, puede ayudar a alguien a comprometerse mejor con sus nuevos trucos y estrategias sin sentirse abrumado o desanimado.
Para una persona en particular, la eficacia de los “trucos de productividad” específicos probablemente variará ampliamente. El mejor enfoque suele ser probar varios "trucos" y, en última instancia, combinar algunos en un enfoque que se adapte a los objetivos, el estilo de productividad y el nivel de motivación de una persona.
Dicho esto, algunos trucos de productividad de uso común incluyen:
- Usar una lista de tareas pendientes, configurar recordatorios telefónicos para tareas o realizar un seguimiento externo del progreso.
- Separar franjas horarias específicas para leer y responder correos electrónicos y cerrar el programa el resto de la jornada laboral
- Cambiar nuestro entorno periódicamente: trabajando en una cafetería, por ejemplo, o sentarse en el parque para preparar un informe.
- Convertir tareas tediosas en un juego
- Recompensarnos por terminar piezas pequeñas de un proyecto más grande
- Tomar descansos frecuentes (preferiblemente aquellos que incorporen movimiento)
- Terminar tareas que toman menos de dos minutos inmediatamente cuando se te ocurren, en lugar de intentar llevarlas a un momento posterior.
Los sistemas de productividad más populares incluyen el método Hacer las Cosas (GTD, por sus siglas en inglés), la Técnica Pomodoro, el registro de viñetas, Come la Rana y de Zen a hecho. Si bien algunos sistemas ampliamente conocidos (como GTD o Zen) se explican en libros o requieren una membresía, otros, como la Técnica Pomodoro y el registro de viñetas, son de libre aprendizaje e implementación.
El método Hacer las Cosas (GTD) es un sistema de productividad desarrollado por el consultor de productividad y organización David Allen y popularizado en su libro de 2001 titulado Getting Things Done. Los principios básicos del sistema GTD implican escribir todo lo que se necesita hacer, dividirlo en pasos procesables, agrupar tareas similares y programar bloques de tiempo para completarlas. Aunque muchos aspectos del método GTD son ampliamente conocidos o compartidos por otros sistemas de productividad, el método GTD ha ganado muchos seguidores por su simplicidad y sencillez. Algunos defensores afirman que, además de mejorar la productividad, el sistema GTD también puede reducir la ansiedad.
La Técnica Pomodoro es una técnica de sincronización relativamente simple que se cree que es efectiva para ayudar a alguien a hacer algo específico o trabajar de manera más eficiente a largo plazo. Alguien que use la Técnica Pomodoro establecerá un temporizador de 25 minutos y trabajará en una sola tarea durante ese tiempo. Cuando suene el temporizador, tomará un descanso de 5 minutos, reiniciará el temporizador durante 25 minutos y comenzará de nuevo (ya sea en la misma tarea, si es necesario, o en una diferente). Después de trabajar por cuatro "Pomodoros" (cada unidad de 25 minutos cuenta como un Pomodoro), tomará un descanso más largo, generalmente de 15 a 30 minutos.
La Técnica Pomodoro recibió su nombre del temporizador en forma de tomate que su creador, Francesco Cirillo, utilizó para idear la técnica (pomodoro en italiano significa “tomate”). Aunque hay poca investigación formal que respalde la eficacia de la técnica, muchas personas, entrenadores y profesionales de la gestión del tiempo informan que ayuda a impulsar la productividad al mejorar la concentración y desalentar la multitarea.
El diario de viñetas es un sistema de productividad y planificación ideado por un diseñador llamado Ryder Carroll. Requiere un solo diario que luego se usa para rastrear casi todo en la vida de un usuario, incluido su horario, objetivos, citas, eventos, presupuesto, pensamientos aleatorios y cualquier otra cosa que consideren conveniente mantener allí. La información se escribe en viñetas breves y simples (de ahí el nombre del sistema) y, por lo general, se indica con símbolos o colores que indican qué es cada elemento. Aunque Carroll tiene un sitio web y un libro que describe un sistema para los usuarios nuevos, los diarios de viñetas son altamente personalizables y muchos usuarios crean sistemas y diseños únicos que satisfacen sus necesidades específicas.
El sistema de diario de viñetas ha ganado una gran popularidad en la segunda mitad de la última década, por su simplicidad, sus afirmaciones de efectividad y porque el diario de viñetas puede ser estéticamente agradable; muchos participantes se enorgullecen de embellecer sus diarios y/o los comparten en las redes sociales. El mismo Carroll ha dicho que llevar un diario de viñetas lo ayudó a manejar sus discapacidades de aprendizaje y el TDAH, los cuales le diagnosticaron cuando era niño; Debido a la baja barrera de entrada del sistema, ha sido popular en la comunidad de ADHD, aquellos con problemas de memoria y otros que luchan por seguir rutinas o sistemas complejos.
Aunque puede parecer contraproducente, una de las formas más sencillas de hacer más en menos tiempo es eliminar las multitareas y concentrarse solo en una sola tarea. Las multitareas requieren que el cerebro cambie su enfoque repetidamente, lo cual es ineficiente y agotador mentalmente; cada cambio, por rápido que sea, da como resultado una pérdida de tiempo.
Otras formas contradictorias de lograr más mientras se trabaja por menos tiempo es tomar descansos frecuentes. Los descansos “restablecen” el cerebro y el cuerpo y reducen la posibilidad de que uno se distraiga, tenga hambre, se aburra o se canse mientras trabaja, todo lo cual puede reducir la eficiencia.
Ciertas estrategias y trucos están diseñados para reforzar la motivación rezagada, tanto para objetivos a corto como a largo plazo. Los trucos de motivación incluyen:
- Agrupación: combinación de actividades indeseables con deseables; Por ejemplo, alguien que tenga dificultades para encontrar la motivación para hacer ejercicio podría asegurarse de hacerlo mientras escucha su podcast favorito.
- Sistema de amigos: completar tareas con un amigo u otro "socio responsable". Algunos expertos recomiendan que las tareas simples pero tediosas de "administración de la vida" (pagar facturas, programar citas, etc.) se realicen en presencia de un amigo para que la tarea sea menos desagradable.
- Tu yo futuro: imaginar deliberadamente cómo se sentirá el "yo futuro" de uno si se completa (o no) una meta. Esto puede servir como refuerzo tanto positivo como negativo, basado en el estilo de motivación preferido de un individuo.
Sí. Las investigaciones han encontrado consistentemente que es más probable que las personas sigan buenos hábitos si las señales y herramientas están integradas directamente en su entorno. Alguien que quiera comer más fruta fresca, por ejemplo, debe comprar una canasta de frutas y almacenar la fruta directamente en su mostrador, donde se le recordará visualmente su objetivo a lo largo del día. Alguien que quiera mejorar su enfoque en el trabajo, por otro lado, podría reorientar su oficina para que esté de espaldas a la puerta, lo que hará que sea menos probable que se distraiga con los compañeros de trabajo que pasan caminando.
Más allá de los comportamientos específicos que un individuo desea promover, existen ajustes ambientales adicionales que pueden mejorar la productividad. Trabajar en una habitación bien iluminada y ventilada, por ejemplo, se ha relacionado con un mayor bienestar, productividad y concentración, mientras que tener plantas cerca se ha asociado con una mayor atención y tiempo de reacción.
Las listas de tareas pendientes rara vez se clasifican como un truco de productividad. Pero se encuentran entre las herramientas más populares para hacer más cosas, y el enfoque que uno adopte para su lista de tareas puede tener un impacto significativo en lo útil que es para mejorar la productividad. Al igual que los trucos y los sistemas descritos anteriormente, no todas las estrategias de listas de tareas pendientes funcionarán para cualquiera que las pruebe; más bien, a menudo será necesario que alguien que desee ser más productivo pruebe varios enfoques para descubrir cómo su lista de tareas puede funcionar mejor para ellos.
Generalmente sí, pero depende. A menudo se ha descubierto que las listas de tareas pendientes son efectivas si se usan de manera constante, pero que se usen de manera consistente tiende a depender de la personalidad, el estilo de productividad y la naturaleza del trabajo que se debe realizar. Algunas investigaciones, por ejemplo, han encontrado que las personas que hacen listas estructuradas y regulares de tareas pendientes tienden a posponer menos las cosas y a trabajar de manera más eficiente que las que no lo hacen. Sin embargo, muchos de estos individuos también parecen tener un rasgo de escrupulosidad de la personalidad significativamente más alto, lo que puede hacerlos más propensos que otros a cumplir con las tareas en primer lugar. Las personas menos escrupulosas aún pueden beneficiarse del uso de listas de tareas pendientes, argumentan los investigadores, pero es posible que primero necesiten acostumbrarse a hacer algo que, al menos al principio, puede sentirse "fuera de lugar".
Hacer listas de lo que se debe hacer puede ayudar a calmar la ansiedad. Las personas que se sienten abrumadas por todo lo que hay que hacer a menudo descubren que tenerlo escrito en papel lo hace más organizable, menos aterrador y más fácil de abordar. Del mismo modo, tachar elementos una vez completados puede ser una forma de motivación e incluso de alivio del estrés. Las listas de tareas también pueden ayudar a un individuo a separar las tareas sin importancia de las importantes, realizar un seguimiento de las responsabilidades o citas que se olvidan fácilmente y dividir las tareas grandes en partes más pequeñas.
No hay una forma correcta de escribir una lista de tareas pendientes. Sin embargo, existen estrategias específicas que muchas personas encuentran útiles, que incluyen:
- Separar las citas (elementos de la lista de tareas pendientes que se deben atender a una hora determinada) de las tareas que se pueden completar en cualquier momento. Escribir citas en un calendario, además de en una lista de tareas, también puede ser útil.
- Agrupar tareas similares o relacionadas en la lista de tareas pendientes. Esto puede servir como recordatorio para pasar de una tarea en particular a otra relacionada, lo que puede mejorar la eficiencia y permitir que se complete más trabajo en menos tiempo.
- Dividir las tareas grandes en pasos más pequeños, con un elemento de la lista de tareas pendientes para cada uno. Las tareas grandes y complejas pueden ser desalentadoras al inicio y, como resultado, pueden quedarse en una lista de tareas pendientes; dividirlos en "pasos de bebé" puede ayudar a bajar la barrera de entrada y hacer que sea más probable que se completen. Además, tachar cada hito a medida que se cumple puede ser una recompensa mental y proporcionar motivación para pasar al siguiente.
- Crear una entrada regular para las tareas necesarias y recurrentes y programar horas específicas cada día, semana o mes para completarlas.
El problema más común que enfrentan las personas es que su lista de tareas pendientes es demasiado detallada y se vuelve abrumadora. Algunas personas se benefician de tener todas las tareas posibles, tanto grandes como pequeñas, en una larga lista de tareas pendientes. Pero otros encuentran que este enfoque crea un desorden visual y mental y les dificulta dirigir su energía a lo que importa. Aquellos que encuentran que las listas exhaustivas de tareas pendientes los abruman o dificultan la priorización pueden beneficiarse de un enfoque diferente.
David Burkus, profesor de liderazgo y administración, sugiere una solución contraria a la intuición: identificar los elementos más importantes en una lista de tareas pendientes, eliminarlos y transferirlos a un calendario. Tener un tiempo específico programado para tareas críticas y dejar otras tareas menos vitales que se pueden abordar en cualquier momento en una lista de tareas pendientes puede ayudar a alguien a determinar qué priorizar ahora y qué se puede posponer un poco más. Burkus argumenta. Otros, sin embargo, adoptan el enfoque opuesto: solo incluyen las tareas más críticas y necesarias en su lista de tareas pendientes y eliminan el resto. Es probable que cada individuo deba experimentar con algunas estrategias de lista de tareas pendientes para determinar qué funciona mejor para ellos.
