Mejora tus reuniones laborales

Con tanto trabajo interdependiente en nuestra vida diaria, las reuniones se han vuelto omnipresentes en los lugares de trabajo pertenecientes a la revolución de la colaboración. Las personas a menudo me dicen que no tienen tiempo para trabajar porque pasan todo su día laboral en reuniones que empiezan después de otras reuniones y, con demasiada frecuencia, las reuniones no son tan buenas. Hay mucho en juego porque cada minuto consumido en cualquier reunión se multiplica por el número de personas. Una reunión de treinta minutos con ocho personas consume cuatro horas de capacidad productiva (tiempo en el que la gente podría estar trabajando en otra cosa).

The majority of meetings are not nearly as effective or useful as they could be.

Airam Datoon / Pexels

Las reuniones pueden ser grandes oportunidades, pero no todas las reuniones son excelentes. La mayoría de las buenas reuniones ocurren por una de estas tres razones:

1. Para crear un sentimiento de pertenencia y unión.
2. Para comunicar un montón de información a un montón de personas de la misma manera al mismo tiempo
3. Para generar ideas sobre un proyecto específico u otra pregunta abierta, como la planificación de traspasos de proyectos interdependientes en los que varias personas necesitan escucharse y responderse entre sí.

Algunas salas de conferencias corporativas incluso llegan a enumerar reglas de conducta en la puerta exterior, como: “Si eres el anfitrión, distribuye una agenda con anticipación a todos los participantes”, “Silencia tu teléfono” o incluso “Por favor, recoge después de terminar tu reunión”. Este tipo de mensajes pueden parecer innecesarios o insultantes. Pero existen por una razón. La verdad es que algunas personas simplemente no saben cómo comportarse bien en las reuniones a menos que se les recuerde.

Sin embargo, la gente todavía celebra reuniones sin agendas claras, o incluso si tienen una agenda clara, no la siguen. Algunas personas se pasan del tiempo asignado, se desvían, mantienen conversaciones cruzadas uno a uno o intentan realizar múltiples tareas con dispositivos de mano o portátiles (a veces fingiendo tomar notas) y luego intervienen con un punto que ya se ha presentado.

Obtén reconocimiento por ser excelente en las reuniones

Así como las personas notan cuando sus colegas son especialmente malos para dirigir o asistir a reuniones, también notan a las personas que son excelentes en las reuniones. Conviértete en esa persona

Primero, crea fama de gran asistente a reuniones. Sé una persona informada y confiable. Asegúrate de no superponer reuniones. Es sorprendente lo común que se ha vuelto esto entre las personas con roles de consulta, porque piensan que las hace parecer ocupadas. Tener doble reserva no es impresionante. No puedes estar en más de un lugar a la vez, y es una distracción si entras y sales de reuniones en curso. Si tienes conflictos, toma una decisión y elije la reunión más importante, no la más fácil. Eso no significa la reunión con la mayoría de los peces gordos o el trabajo de más alto perfil, sino la reunión en la que juegas un papel importante y tienes más valor para agregar. Si tienes dudas, ponte de acuerdo con tu jefe.

Luego, antes de asistir a cualquier reunión o presentación, asegúrate de saber de qué se trata la reunión y si se requiere o solicita tu asistencia. Uno de los mayores favores que puedes hacerte es saber a qué reuniones asistir y a cuáles no. Nuevamente, asegúrate de alinearte con tu jefe. La clave es saber exactamente cuál es tu papel en la reunión: ¿Qué información eres responsable de comunicar o recopilar? Prepara con anticipación cualquier material que debas revisar o leer antes de la reunión. ¿Hay alguna conversación que debas tener antes de la reunión? Si serás tú quien presente, por supuesto que te prepararás aún más. Pregúntate exactamente qué valor tienes para ofrecer al grupo y luego asegúrate de entregar ese valor.

Si no eres un actor principal, o no tienes algún otro rol claro en la reunión, trata de no decir una sola palabra que la alargue innecesariamente. Y practica buenos modales en las reuniones: no intentes realizar múltiples tareas ni hacer ruido o actividad innecesaria. Mantén el enfoque en el asunto en cuestión. Escucha atentamente y aprende. Si tienes la tentación de hablar, pregúntate: ¿Es este un punto que todos deben escuchar, aquí y ahora? Si tienes una pregunta, considera si la pregunta es importante para el propósito de la reunión, o si puedes obtener una respuesta más adelante consultando un documento o preguntando a alguien.