Los riesgos de agendar juntas digitales una tras otra

No hay duda de que el advenimiento de las reuniones facilitadas digitalmente y fácilmente disponibles ha traído muchas ventajas al lugar de trabajo, donde sea que alguien esté. Ahora podemos hablar con cualquier persona que tenga la tecnología adecuada, en cualquier parte del mundo, sin tener que viajar tanto tiempo. Esto ha abierto conocimientos que de otro modo serían inaccesibles a las áreas más remotas y ha permitido conexiones más rápidas con personas que viven a horas, si no días, de distancia. Ha hecho que la comunicación diaria en el lugar de trabajo sea más eficiente (aunque algo menos saludable) al reducir el tiempo que se pasa caminando por las instalaciones de una gran organización.

Sin embargo, están surgiendo problemas a medida que esta tecnología se vuelve más popular y dejamos de pensar en cómo debemos emplearla de manera óptima. Recuerda que el hecho de que podamos usarlo o lo usemos no significa que debamos usarlo. La investigación nos da tres puntos de advertencia sobre la programación de demasiadas reuniones digitales durante un día: en primer lugar, reduce lo que asimilamos; en segundo lugar, reduce nuestra capacidad para interpretar ideas novedosas; y en tercer lugar, afecta negativamente a nuestra visión.

El aprendizaje espaciado es mejor que amasado

Se sabe desde hace mucho tiempo a partir de la literatura sobre la teoría del aprendizaje que el aprendizaje espaciado produce una retención más fuerte y a más largo plazo que el aprendizaje masivo. Por ejemplo, si a una rata se le presenta un emparejamiento de una luz seguida de comida, entonces, cuando la brecha entre cada emparejamiento sucesivo de luz y comida sea más larga, el aprendizaje de que la luz señala la comida será más fuerte. De manera similar, cuando los humanos tienen que aprender una lista de palabras emparejadas, tener intervalos más largos entre las pruebas de aprendizaje mejora la retención, y esto se aplica a la mayoría de los aspectos del aprendizaje humano.

Este sólido trabajo de laboratorio puede ser importante al observar los efectos de las interacciones y reuniones digitales consecutivas. Cuando las reuniones se espacian un poco más, la información que se presenta en esas reuniones estará mejor codificada que cuando las reuniones se llevan a cabo una tras otra. Puede haber muchas explicaciones para este hallazgo. Una explicación que tiene validez aparente para los seres humanos en las reuniones digitales es que, con los intervalos entre las reuniones, hay más tiempo para procesar el material que acabamos de recibir: no se pierde ni interfiere en la próxima reunión. Desde el laboratorio de aprendizaje, también podemos sugerir que la información codificada se recordará más claramente como originada en esa reunión, en lugar de en alguna otra fuente, y saber de dónde proviene la información puede ser importante.

“¡Es demasiada información!”

El efecto de demasiada información no solo ocurre cuando un amigo o conocido acaba de revelar algo profundamente vergonzoso sobre sí mismo, sino que también puede aplicarse a una sobrecarga de información en cualquier situación. Tener reuniones digitales consecutivas puede conducir a una sobrecarga cognitiva. Desde el laboratorio de aprendizaje, sabemos que tal sobrecarga hace que el aprendizaje y la retención sean más difíciles, como se discutió anteriormente, pero también afecta nuestra capacidad para mantener la atención en una amplia gama de temas. Cuanta más información te llegue, en un período de tiempo determinado, más difícil será para ti procesarlo todo simultáneamente.

Este efecto de sobreselectividad que surge en estas condiciones es más bien como un mecanismo de defensa o una estrategia de afrontamiento. El sistema atencional se estrecha para centrarse en los puntos clave destacados o, al menos, los puntos clave destacados en lo que a él respecta. Por lo general, estos son puntos con los que ya estamos muy familiarizados, o que nos parecen muy destacados, y estos se procesan a expensas de otros puntos menos familiares o menos destacados. Bien puede ser que los otros puntos, por supuesto, sean los clave para comprender esos puntos más familiares. Los otros puntos pueden contextualizar los temas familiares de nuevas maneras, o permitir que se coloquen matices novedosos en la comprensión. Esta puede ser una de las razones por las que el “pensamiento grupal” surge con tanta facilidad: no se trata solo de conformidad social, sino que puede ser el signo de un sistema sobrecargado. Las personas asisten a demasiadas reuniones, su atención se estrecha, solo se procesa lo familiar y lo nuevo se ignora o se pierde.

Consecuencias para la visión

Los datos recientes sobre los efectos del tiempo frente a la pantalla han producido una sugerencia bastante alarmante de que pasar demasiado tiempo mirando una pantalla puede tener consecuencias bastante graves para nuestra visión (así como para nuestra salud y bienestar en general). Mirar fijamente una pantalla y estar expuestos a las bandas de ondas de luz azul que las pantallas tienden a emanar parece tener efectos negativos en el ojo. Aumenta el riesgo y la aparición de miopía. Esto no es solo la miopía cognitiva, discutida anteriormente, sino una dificultad real y tangible para ver claramente más allá de unos pocos metros. La investigación se encuentra en las primeras etapas sobre estos nuevos horrores asociados con las pantallas de las computadoras, y vale la pena seguir esos desarrollos.

Afortunadamente, hay algunas reglas simples que puedes usar para ayudar a contrarrestar tales efectos. Una de ellas es no agendar reunión digital tras reunión digital. Otro consejo es probar la regla 20-20-6, es decir, después de cada 20 minutos de tiempo frente a la pantalla, pasa 20 segundos mirando algo a 6 metros de distancia. Fija un tablero de dardos o un aro de baloncesto en tu estación de trabajo, o simplemente mira por la ventana, si tienes la suerte de tener una en tu lugar de trabajo, o simplemente coloca una imagen que te guste en tu pared.

En general, se deben evitar las reuniones digitales consecutivas. Al utilizar el poder y la conveniencia de estas conexiones, de manera sensata y juiciosa, pueden aumentar tu productividad al reducir tu tiempo de viaje (y también ayudar a reducir tu huella de carbono). Sin embargo, demasiadas reuniones digitales serán contraproducentes: es posible que no recuerdes lo que sucedió, podrías obtener una visión distorsionada de lo que recuerdas y es posible que no puedas ver tan bien como para escribir tu informe.